Die Messungen und Schätzungen sollen mit einem Editor, einem Text- oder Tabellenkalkulationsprogramm erfasst werden. Es besteht aber auch noch wie früher die Möglichkeit, die Daten handschriftlich an die BAV zu senden.

Messungen und Schätzungen an Mirasternen, Halb- und Unregelmäßigen, sowie Kataklysmischen und Eruptiven sollen nach Ende eines Monats zusammengestellt und spätestens bis zum 7. des Folgemonats eingesandt werden. Diese Daten werden von der BAV auch an die American Association for Variable Star Observers (AAVSO) weitergeleitet.

Die Regeln für Satzaufbau, Dateinamen und Dateiformate sind in den BAV Blättern Nr.16 detailliert beschrieben.